Gestão de compras: entenda como fazer de maneira eficiente

Gestão de compras: entenda como fazer de maneira eficiente

Toda empresa, independente da área que atua ou o porte, precisa fazer compras para desenvolver suas atividades. Por mais que a principal preocupação de seu negócio seja vendas, se o processo de compras não é feito de forma eficiente, você pode ter prejuízos.

Neste post, você vai entender como fazer a gestão de compras de forma eficaz contando com bons fornecedores, analisando suas vendas e fazendo um bom planejamento.

Acompanhe nossas dicas e aprenda um pouco mais sobre a gestão de compras!

Mas afinal, o que é gestão de compras?

A gestão de compras é umas das principais atividades de todas as empresas e está interligada com o vendas e estoque. A atividade é muito mais que apenas comprar produtos ou matérias primas. O processo de compras leva em conta a demanda de vendas e a quantidade de produtos em estoque, para a análise do que é realmente necessário adquirir para a empresa, evitando desperdícios, lotação de espaços de armazenamento e grandes prejuízos financeiros.

Confira 4 dicas de como fazer um processo de compras eficiente para seu negócio.

  1. Faça o planejamento de compras

Planejamento é o que define uma boa gestão de compras. Toda empresa precisa estruturar essa área com um equipe ou uma pessoa dedicada para analisar o estoque, vendas, criar um bom relacionamento com fornecedores, negociar prazos de entregas e muito mais. É fundamental que o setor de compras também preveja as necessidades e o que é essencial adquirir para fabricar, revender ou mesmo executar com qualidade um serviço.

É importante que o setor de compras também tenha dados precisos sobre sazonalidades de produtos que são mais ou menos vendidos, ou que o preço fica mais alto ou tem uma queda. Também acompanhe o que tem em estoque e levante essas informações à outras áreas para ajudar a planejar promoções e queima de estoque, por exemplo.

É ideal padronizar alguns processos também, como registrar corretamente as entradas e saídas, as descrições dos produtos, programar as compras com antecedência e ter todos os dados sobre prazos de entrega de fornecedores registrados.

  1. Conte com bons fornecedores

Ter bons fornecedores é essencial para toda empresa potencializar suas vendas e garantir bons resultados. Um bom fornecedor deve ter três atributos: melhor preço, prazo e passar confiança.

Para que você conheça os melhores preços do mercado para fazer suas compras é necessário fazer vários orçamentos. Normalmente são feitas três cotações com empresas diferentes e assim é possível ter noção do preço de mercado, o que é mais barato, mais caro e o que tem um custo médio. Assim, fica mais fácil decidir o que e de quem comprar. Mas, neste momento, o seu setor de compras também precisa ser muito organizado para não perder tempo. Hoje é possível automatizar o controle de cotações e fazer consultas online sobre os melhores fornecedores e preços, para uma tomada de decisão mais rápida e certeira.

Depois do preço, é preciso negociar também prazo. Já pensou precisar de um produto de última hora e seu fornecedor não conseguir entregar? Em sua relação comercial com seus fornecedores negocie esses prazos, crie uma relação de confiança entre vocês para que sempre consiga ter os materiais e produtos que precisa em seu estoque, para que suas vendas sejam garantidas. Assim, fica muito mais fácil fazer a gestão de compras e fornecedores de seu negócio.

  1. Analise suas vendas

Além de fazer uma boa gestão de compras e estoque, o ideal é que também faça a análise completa de suas vendas.

Para isso, é preciso acompanhar vários fatores como:

  • Entrada e saída de materiais ou produtos;
  • Analisar o histórico de vendas, para definir as compras por período;
  • Se a empresa sofre de sazonalidade (alta ou baixa demanda de produto);
  • Estudar a quantidade mínima de produtos necessários em estoque;
  • Fazer o cálculo do valor médio pago por produto e por fornecedor;
  • O total de compras e vendas realizadas no mês.

Além disso, é importante também separar a compra de produtos para funcionamento da empresa como papéis, canetas, grampos, impressora, toners, etc, daqueles produtos que serão comercializados.

  1. Utilize um sistema de gestão para fazer o controle de compras e estoque

A gestão de compras deve ser tão importante em uma empresa como é o controle financeiro e de vendas. É a partir desse processo que você pode gerar muita economia, pois ele o ajuda a diminuir desperdícios, gastos com espaços de armazenamento e a otimizar tempo administrando seu negócio.

Hoje, é muito mais fácil fazer o controle de compras com o auxílio da tecnologia. Existem software gestão de compras gratuito, planilhas onde você consegue automatizar algumas de suas rotinas e outras funcionalidades que ajudam você nas tomadas de decisão para fazer suas compras.

Para tornar mais prática sua rotina, o mais recomendado é usar um sistema de gestão para automatizar seu setor de compras. Independente de cada tipo de empresa, um software traz facilidade e praticidade aos gestores para controlar não só as compras, mas também as vendas, estoque, financeiro e até a emissão de notas fiscais. Muitas vezes um sistema de gestão de compras grátis pode não suprir todas as suas necessidades, mas existem softwares pagos com ótimo custo benefício.

Quando procurar um sistema, verifique todas as suas funções e se ele vai te ajudar com todas as áreas de sua empresa, se as funcionalidades são integradas e que vai te proporcionar otimizar tempo para planejar melhor o futuro de seu negócio com muito mais tranquilidade.

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